Vad är hybridmöte eller hybridevent?
Hybrida varianter av möten och event är evenemang som har deltagare på plats och digitalt. Det är ett sätt att kunna bjuda in fler och nå ut till deltagare över ett större område.
Hybridmöten och hybridevent
Möte fysiskt och digitalt
Hybridmöten eller hybridevent är evenemang, konferenser och möten som både har deltagare på plats och via en digitalt plattform. Det ger en möjlighet att nå ut till fler och stärka företagets varumärke inom ett vidare område.
Hybridmöten kräver teknik av hög kvalitet för att de som deltar digitalt ska få en professionell och värdeskapande upplevelse. Bra teknik gör det också möjligt att spela in och spara eventet eller mötet för att använda det som marknadsföringsmaterial eller i form av utbildning vid ett senare tillfälle, beroende på evenemangets innehåll och fokus.
En konferens, ett möte eller ett event på en specifik plats har alltid en begränsning i antalet deltagare. Genom att arrangera hybrida möten och event kommer du förbi den begränsningen och fler kan delta, oavsett var i världen personen befinner sig.
Plattform för hybridmöten
Centas kan bygga upp professionella hybridmöten på flera olika sätt, beroende på vad som passar er bäst. Oavsett vilken väg ni väljer kan ni vara säkra på att upplevelsen kommer att bjuda på klart och tydligt ljud, skarp bildvisning och en digital sändning utan störningar. Företagets profil kommer att vara tydlig och alla kommer att känna igen avsändaren, vilket också är viktigt för förtroendet för mötet eller eventet.
Hybridevent med engagemang
Med Centas som teknikpartner vid ett hybridevent vet du att du kan lita på tekniken. Dessutom får du tillgång till våra projektledares erfarenhet kring struktur och genomförande av hybridmöten och -event. De har tips och råd för hur ni kan få igång och hålla uppe engagemanget hos publik och åhörare. Med en deltagare som deltar digitalt är detta extra viktigt för att de ska ta till sig informationen och innehållet under eventet.
Ett av de vanligaste och mest grundläggande råden vi ger är att se till att få åhörarna att delta, ge dem möjligheten att vara en aktiv del i hybrideventet. För att lyckas med det kan ni använda er av omröstningar, ett liveflöde, samtal med några deltagare eller frågestunder. De mesta går att lösa på plattformarna vi arbetar med.
Teknik till hybridmöten
Hybridmöten kräver bra teknik och personer som kan hantera tekniken. Centas har färdiga paket för hybridmöten och -event, och i paketen ingår en eller flera tekniker som hjälper er under evenemanget. Det betyder att ni inte bara får en tekniklösning, ni får ett helhetslösning med teknik och kompetens i ett.
Teknik som alltid ingår för att skapa ett bra hybridmöte är färdigmonterat på våra så kallade streamingracks. Basen består av en streamingdator, en ljudmixer, en bildmixer och en ljusmixer, till det brukar vi vanligtvis addera kameror och lampor eller spotlights, där antalet anpassas efter lokalen och storleken på mötet eller eventet.
Kamera för skarp video
Centas har två olika varianter av kameror i som vi erbjuder kunder som vill sätta upp ett hybridmöte. Det är så kallade pan/tilt-kameror och den andra varianten är vanliga professionella kameror på stativ. Skillnaden är att pan/tilt är en robotkamera som styrs av en tekniker genom en kontroll, medan en kamera på stativ hanteras av en kameraman. Alla kameror vi har i vårt sortiment är professionella kameror som har minst HD-upplösning, och vissa 4K-upplösning.
Lampor och spotlights
Välanpassat ljus är självklart en viktig del för deltagare som är på plats under hybridevent, och det är än viktigare för deltagare som deltar digitalt. En dåligt upplyst scen som filmas och visas för deltagare kommer inte att ge ett bra intryck. Utifrån lokalens utformning och storlek på rummet vet vi vilken typ av ljus som behövs och hur många armaturer ni behöver.
Så här arbetar Centas med hybridmöten
När vi får ett nytt uppdrag vill vi gärna ta oss en titt på lokalen som ska användas. Genom att känna till platsen och får ta del av era mål och önskningar kan vi sätta ihop en offert med allt vi ser att ni behöver. När vi har en godkänd offert utses en projektledare hos oss. Den personen är er kontakt och ert bollplank. Tillsammans gör ni en detaljerad plan för mötet eller eventet och ni lägger upp ett schema för hela evenemanget, från start till slut. I arbetet delar projektledaren med sig av råd och delar tidigare erfarenheter för att ni ska få till den bästa upplevelsen för deltagarna.
Från tomt rum till professionellt genomförande
Eftersom det ingår en tekniker från oss i paketet för hybridmöten, behöver ni inte oroa er för hur tekniken ska konfigureras och sättas upp. Vi kommer att rigga all utrustning, om det är möjligt redan dagen innan mötet eller eventet. Vi testar också all utrustning så att vi vet att allt fungerar som det ska och utifrån era önskemål. Vi uppmuntrar även talarna att genomföra en repetition av hela eventet för att ge ett professionellt intryck när det väl är dags på riktigt.
Från att vi börjar sätta upp tekniken till att det är färdigt för inspelning brukar vi behöva mellan två och tre timmar, beroende på storleken på hybridmötet och hur mycket teknik som är inblandat.
Små och stora hybridmöten
Vi får förfrågningar om alla sorters hybridmöten, små som stora. I grund och botten är det samma teknik som krävs, skillnaden ligger i hur många kameror vi inkluderar i paketet och hur många tekniker som kommer att närvara under eventet.
Till större hybridevent, där två till tre personer kommer att vara på scen och i bild, rekommenderar vi från två kameror. För de mer avancerade lösningarna närvarar minst tre tekniker. En tekniker har ansvaret för kamerorna, ser till att rätt sak filmas och att det är bra vinklar. Tekniker nummer två sköter streamen, vilket betyder att hen bestämmer vilken av kamerornas bild som ska visas. Tekniker nummer tre har ansvar för ljud och ljudupptagning.
Lite mindre event där endast en eller två personer leder det hela behövs bara två kameror och en tekniker. Teknikern på plats kommer då att sköta all teknik på egen hand eftersom det inte behövs så mycket kameraförflyttning och skifte mellan olika talare och personer.
Hybridmötets bakgrund
När ni planerar ett hybridmöte är det viktigt att tänka på vad deltagare kommer att se i bakgrunden. En lugn och trevlig bakgrund kan skapas genom att hänga upp tyg eller sätta upp LED-skärmar. Beroende på vilken känsla ni eftersträvar och vad det är för event, hjälper vi er att skapa inramningen som passar.
Hybridmöten att vara stolt över
Teknik som inte lever upp till förväntningarna skapar en otrygghet som avspeglar sig i det slutgiltiga resultatet och leveransen av hybridmötet. Med Centas märker du inte av tekniken, vilket är vårt mål. Med den tryggheten i ryggen kan du fokusera på innehållet och att skapa ett minnesvärt möte eller event.
Vanliga frågor om hybridmöten
Hur skapar vi ett hybridmöte?
Genom att filma och spela in ljudet. Rörlig bild och ljud sänds sedan över den plattform ni valt och deltagare får en länk med inbjudan till plattformens digitala version av mötet.
Vilken teknik krävs för att få till ett hybridevent eller hybridmöte?
Du behöver streamingdator, ljudmixer, bildmixer, ljusmixer, kameror samt lampor eller spotlights. Och vi på Centas har allt det och lite till, samt kompetent personal som hjälper er med tekniken.
Kontakta oss för professionell teknik och kompetenta tekniker.
Thomas Rosell 072-895 00 00 eller Johan Björklund 08-724 04 08. Vill du hellre att vi kontaktar dig? Fyll i dina kontaktuppgifter så kontaktar vi dig så snart vi kan, alltid inom 24h (helgfria vardagar).