¿Qué es una reunión híbrida o un acto híbrido?
Las variantes híbridas de reuniones y eventos son actos que cuentan con participantes presenciales y digitales. Es una forma de invitar a más gente y de llegar a los participantes de un área más amplia.
Reuniones y eventos híbridos
Reunirse física y digitalmente
Las reuniones híbridas o eventos híbridos son actos, conferencias y reuniones que cuentan con participantes tanto in situ como a través de una plataforma digital. Brindan la oportunidad de llegar a más personas y reforzar la marca de la empresa en un ámbito más amplio.
Las reuniones híbridas requieren una tecnología de alta calidad para garantizar una experiencia profesional y de valor añadido para los participantes digitales. Una buena tecnología también permite grabar y guardar el evento o la reunión para utilizarlo como material de marketing o en forma de formación en una fecha posterior, en función del contenido y el enfoque del evento.
Una conferencia, reunión o acto en un lugar concreto siempre tiene un límite en cuanto al número de participantes. Si organiza reuniones y actos híbridos, superará esta limitación y podrán participar más personas, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren.
Plataforma para reuniones híbridas
Centas puede crear reuniones híbridas profesionales de varias maneras diferentes, dependiendo de lo que más le convenga. Sea cual sea la forma que elija, puede estar seguro de que la experiencia ofrecerá un audio claro, visuales nítidos y una emisión digital sin interferencias. El perfil de su empresa quedará claro y todo el mundo reconocerá al emisor, lo que también es importante para la confianza de la reunión o el evento.
Eventos híbridos con compromiso
Con Centas como socio tecnológico para un evento híbrido, sabe que puede confiar en la tecnología. También tendrá acceso a la experiencia de nuestros gestores de proyectos en la estructuración y organización de reuniones y eventos híbridos. Disponen de sugerencias y consejos sobre cómo conseguir y mantener la participación de su público y oyentes. Con un participante digital, esto es especialmente importante para que absorban la información y el contenido durante el evento.
Uno de los consejos más comunes y básicos que damos es conseguir que el público participe, darle la oportunidad de ser parte activa del evento híbrido. Para ello, puede utilizar encuestas, una retransmisión en directo, conversaciones con algunos participantes o sesiones de preguntas y respuestas. La mayoría de estas cosas pueden hacerse en las plataformas con las que trabajamos.
Lea nuestros consejos para el éxito de las reuniones híbridas.
Tecnología para reuniones híbridas
Las reuniones híbridas requieren una buena tecnología y personas que sepan manejarla. Centas dispone de paquetes listos para reuniones y eventos híbridos, y los paquetes incluyen uno o varios técnicos que le ayudarán durante el evento. Esto significa que no sólo obtiene una solución tecnológica, sino una solución total con tecnología y experiencia en uno.
La tecnología que siempre se incluye para crear una buena reunión híbrida está premontada en nuestros llamados bastidores de streaming. La base consta de un ordenador de streaming, un mezclador de sonido, un mezclador de imagen y un mezclador de luz, a los que solemos añadir cámaras y lámparas o focos, cuyo número se adapta al lugar y al tamaño de la reunión o el evento.
Cámara para vídeos nítidos
Centas dispone de dos tipos diferentes de cámaras que ofrecemos a los clientes que desean organizar una reunión híbrida. Se trata de las llamadas cámaras pan/tilt y la otra variante es una cámara profesional normal sobre trípode. La diferencia es que una pan/tilt es una cámara robotizada manejada por un técnico a través de un mando, mientras que una cámara sobre trípode es manejada por un cámara. Todas las cámaras que tenemos en nuestra gama son cámaras profesionales que tienen como mínimo resolución HD, y algunas resolución 4K.
Lámparas y focos
Una iluminación bien adaptada es obviamente un elemento importante para los participantes que se encuentran in situ durante los eventos híbridos, y es aún más importante para los participantes que participan digitalmente. Un escenario mal iluminado que se filma y se muestra a los participantes no dará una buena impresión. En función de la disposición del lugar y del tamaño de la sala, sabremos qué tipo de luz se necesita y cuántas luminarias se precisan.
Cómo funciona Centas con las reuniones híbridas
Cuando recibimos un nuevo encargo, nos gusta echar un vistazo a las instalaciones que se van a utilizar. Al conocer el lugar y enterarnos de sus objetivos y deseos, podemos elaborar un presupuesto con todo lo que veamos que necesita. Una vez que tengamos un presupuesto aprobado, nombraremos a un jefe de proyecto. Esta persona será su contacto y su caja de resonancia. Juntos, elaborarán un plan detallado para la reunión o el acto y un calendario para todo el evento, de principio a fin. Durante el proceso, el gestor del proyecto compartirá con usted los consejos y las lecciones aprendidas para garantizarle la mejor experiencia para sus participantes.
De la sala vacía a la aplicación profesional
Como el paquete de reunión híbrido incluye un técnico nuestro, no tendrá que preocuparse de cómo configurar e instalar la tecnología. Configuraremos todo el equipo, si es posible, el día antes de la reunión o el evento. También probamos todo el equipo para asegurarnos de que todo funciona correctamente y según sus deseos. También animamos a los oradores a que ensayen todo el acto para dar una impresión profesional cuando llegue el momento.
Desde el momento en que empezamos a configurar la tecnología hasta que está lista para la grabación, solemos necesitar entre dos y tres horas, dependiendo del tamaño de la reunión híbrida y de la cantidad de tecnología implicada.
Reuniones híbridas pequeñas y grandes
Recibimos solicitudes para todo tipo de reuniones híbridas, pequeñas y grandes. Básicamente, se requiere la misma tecnología, la diferencia está en cuántas cámaras incluimos en el paquete y cuántos técnicos estarán presentes durante el evento.
Para eventos híbridos de mayor envergadura, en los que habrá de dos a tres personas en el escenario y ante la cámara, recomendamos dos cámaras. Para las soluciones más avanzadas, se necesitan al menos tres técnicos. Un técnico se encarga de las cámaras, asegurándose de que se filma lo correcto y de que hay buenos ángulos. El técnico número dos se encarga del flujo, lo que significa que decide cuál de las imágenes de las cámaras se mostrará. El técnico número tres se encarga del sonido y de la grabación sonora.
Para eventos más pequeños en los que sólo hay una o dos personas a cargo, sólo se necesitan dos cámaras y un técnico. El técnico in situ manejará entonces toda la tecnología por sí solo, ya que hay menos necesidad de mover las cámaras y cambiar entre los distintos oradores y personas.
Antecedentes de la reunión mixta
Al planificar una reunión híbrida, es importante pensar en lo que verán los participantes en el fondo. Se puede crear un fondo tranquilo y agradable colgando telas o colocando pantallas LED. Dependiendo de la sensación que busque y de la naturaleza de su evento, podemos ayudarle a crear el escenario adecuado.
Reuniones híbridas de las que sentirse orgulloso
La tecnología que no está a la altura de las expectativas crea una sensación de inseguridad que se refleja en el resultado final y en la realización de la reunión híbrida. Con Centas, usted no nota la tecnología, que es nuestro objetivo. Con esa tranquilidad, puede centrarse en el contenido y en crear una reunión o un evento memorable.
Preguntas frecuentes sobre las reuniones mixtas
¿Cómo creamos una reunión híbrida?
Filmando y grabando el audio. A continuación, el vídeo y el audio se difunden a través de la plataforma elegida y los participantes reciben un enlace que les invita a la versión digital de la reunión de la plataforma.
¿Qué tecnología se necesita para organizar un acto híbrido o una reunión híbrida?
Necesita un ordenador de streaming, un mezclador de sonido, un mezclador de imágenes, un mezclador de luces, cámaras y luces o focos. Y en Centas tenemos todo eso y más, así como personal competente para ayudarle con la tecnología.
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