Tener éxito con las reuniones híbridas

– una guía de Centas

Las reuniones y eventos híbridos, que combinan la participación física con invitados digitales a distancia, se han convertido en la nueva norma del sector de los eventos. Organizar con éxito un evento híbrido o una reunión híbrida requiere una planificación cuidadosa y una estrategia meditada para garantizar que tanto los participantes físicos como los digitales tengan una experiencia positiva y atractiva.

Centas ha sido socio tecnológico de innumerables reuniones y eventos híbridos, desde pequeñas reuniones hasta enormes conferencias. Aquí compartimos ideas y consejos para crear reuniones híbridas de éxito.

¿Por qué organizar reuniones híbridas?

Esta puede ser una buena pregunta para empezar. ¿Por qué debería organizar reuniones y actos en los que sea posible la participación digital? ¿Y es algo para su evento en particular?

Como todos sabemos, empezó durante la pandemia, cuando nuestra forma de ver las reuniones, los eventos y las conferencias cambió radicalmente. Por aquel entonces, la versión digital era la única forma de organizar un evento. Cuando los eventos físicos volvieron a ser posibles, lo digital quedó atrás, la gente empezó a esperar poder elegir cómo quería participar, sin importar dónde se encontrara. Había nacido la reunión híbrida.

Ventajas de las reuniones híbridas

Las ventajas de las reuniones y eventos híbridos son muchas. Las más destacadas son:

Mayor alcance: llegará a más gente y no tendrá que contar con un número máximo de participantes en función de la capacidad del local.

Rentable: costes reducidos tanto para los organizadores como para los participantes. Sedes más pequeñas y logística reducida para el organizador, y sin gastos de viaje y alojamiento para el participante.

Flexible: cuando los participantes pueden decidir cómo participar, más gente participará.

Mayor nivel de interacción: mejores oportunidades para que los patrocinadores y socios interactúen con los participantes de diferentes maneras.

10 consejos para el éxito de las reuniones híbridas

Para tener éxito con las reuniones y eventos híbridos, es crucial pensar en dos dimensiones: una parte centrada en los participantes físicos y otra dirigida a los participantes digitales. He aquí nuestros principales consejos en áreas clave.

Infraestructura técnica

1 Asegúrese de que dispone de una plataforma técnica sólida y fiable para gestionar tanto a los participantes físicos como a los digitales.

2 Invierta en equipos de sonido, luz y vídeo de alta calidad para crear una experiencia profesional para todos los participantes. Se puede hacer barato o bien, desgraciadamente no ambas cosas. Sin embargo, alquilándonos la tecnología, no tendrá que comprar y almacenar todo el equipo usted mismo.

Interactividad

3 Cree oportunidades para que los participantes físicos y digitales interactúen y hagan preguntas.

4 Utilice herramientas como los mentómetros y las salas de chat para atraer a la audiencia digital.

Experiencias a medida

5 Personalice las invitaciones y las experiencias en función del papel del participante (VIP, patrocinador, participante de pago, etc.).

6 Ofrezca precios y entradas diferentes para satisfacer las distintas necesidades y preferencias.

Contenidos atractivos

7 Desarrolle contenidos que sean relevantes y atractivos tanto para los participantes físicos como para los digitales.

8 Planifique actividades paralelas para que siempre haya algo en lo que participar, ya sea en persona o en línea.

Moderadores y ponentes

9 Utilice moderadores experimentados que puedan manejar tanto las interacciones físicas como las digitales.

10 Formar a los ponentes para que se dirijan a un público digital, en el que no reciben un feedback directo de la misma manera que en los actos físicos.

Evite los escollos de las reuniones híbridas

La organización de eventos híbridos conlleva desafíos. He aquí algunos escollos que debe evitar:

1. No subestime la importancia de una buena tecnología: una infraestructura técnica deficiente puede arruinar la experiencia de los participantes digitales. Asegúrese de que todos los aspectos técnicos estén bien probados y sean funcionales.
2. No se olvide de algunos de los participantes: asegúrese de que tanto los participantes físicos como los digitales reciben la misma atención y las mismas oportunidades de participar.
3. No dificulte la inscripción: una página de inscripción sencilla y fácil de usar es clave para atraer a los participantes. Evite pasos innecesarios y haga que el proceso sea lo más fluido posible.
4. No tenga sesiones demasiado largas ni demasiados ponentes: divida el programa en segmentos más cortos y manejables para mantener la atención de los participantes.

Consejos finales para el éxito de las reuniones híbridas

Planifique con antelación

Empiece a planificar con tiempo y póngase en contacto con una empresa de producción para que le ayude a crear una solución personalizada.

Invertir en tecnología

Ponga el máximo empeño en ofrecer una difusión de alta calidad para los participantes digitales y una experiencia in situ para los presenciales.

Crear una comunidad compartida

Cree un sentimiento de pertenencia y compromiso entre los participantes, ya sea in situ o en línea.

Las reuniones y los actos híbridos son el futuro del sector de los eventos y, con la estrategia y la planificación adecuadas, podrá crear actos memorables y exitosos que satisfagan las necesidades y preferencias de todos los participantes.

Póngase en contacto con Centas para que le ayude con las reuniones híbridas.